Biała lista VAT to elektroniczny rejestr zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), który stał się dostępny dla przedsiębiorców od 1 września 2019 roku. W tym wykazie znajdziesz kluczowe informacje o wszystkich podatnikach VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Dzięki tej funkcjonalności, jak sprawdzić kontrahenta stało się prostsze i bardziej przejrzyste. Warto wiedzieć, że biała lista zawiera takie dane jak nazwa firmy, numer NIP, REGON oraz numery kont bankowych, co jest niezwykle ważne w kontekście przeprowadzania płatności. Pamiętaj, że przy transakcjach przekraczających 15 tysięcy złotych, obligatoryjne jest dokonanie płatności przelewem i weryfikacja statusu rachunku bankowego kontrahenta, co pomaga uniknąć problemów z urzędem skarbowym.
W 2025 roku, znajomość zasad dotyczących białej listy VAT może okazać się kluczowa dla przedsiębiorców, aby uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych. Dlatego warto regularnie korzystać z tego narzędzia oraz być świadomym wprowadzanych zmian i regulacji, które mogą wpływać na Twoją działalność.
Korzyści dla przedsiębiorców
Korzystanie z VAT biała lista przynosi szereg korzyści dla przedsiębiorców. Umożliwia łatwą i szybką weryfikację statusu kontrahentów. Dzięki temu możesz zwiększyć bezpieczeństwo transakcji, unikając płatności na konta niezarejestrowane, co minimalizuje ryzyko sankcji podatkowych. Od 1 stycznia 2020 roku, brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł, gdzie płatność realizowana jest na rachunek spoza białej listy. Zgłoszenie płatności na taki rachunek powinno odbyć się w ciągu 7 dni, aby uniknąć problemów związanych z PIT i CIT.
Dzięki białej liście, przedsiębiorcy mogą również dobrowolnie rejestrować swoje rachunki bankowe, co wzmacnia zaufanie w relacjach biznesowych. W przypadku podzielonej płatności, solidarna odpowiedzialność nabywcy za VAT zmniejsza się, ale środki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Każdy wpis w białej liście zawiera kluczowe dane identyfikujące przedsiębiorcę, co ułatwia weryfikację i poprawia płynność finansową firmy.
Jakie zmiany weszły w życie w 2025 roku
W 2025 roku wprowadzono znaczące zmiany w przepisach dotyczących białej listy VAT. Nowe regulacje mają na celu ułatwienie przedsiębiorcom korzystania z tego wykazu oraz zapewnienie większej przejrzystości w obrocie gospodarczym. Od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje nowy limit przychodów, po przekroczeniu którego przedsiębiorcy muszą prowadzić księgi rachunkowe. Wynosi on 2,5 mln euro, co przekłada się na około 10 711 500 zł.
Zmiany obejmują także obowiązek elektrycznego prowadzenia ksiąg rachunkowych przez podatników z przychodami przekraczającymi 50 mln euro. Dodatkowo, termin złożenia JPK-CIT dla roku 2025 przypada na 31 marca 2026 roku. Reguluje to również nowe podejście do zwolnienia z VAT w Unii Europejskiej. Aby skorzystać z tego zwolnienia, roczny obrót firmy musi wynosić poniżej 100 tys. euro, a w Polsce limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 200 tys. zł.
Wprowadzone zmiany obejmują także nową definicję budynku oraz budowli w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych. Przychody powstają najpóźniej w terminie 2 lat od faktury, co wpływa na rozliczenia przedsiębiorców. Obowiązek aktualizacji informacji o nieruchomościach dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą musi być złożony do 14 stycznia 2025 roku.
Nowe regulacje wprowadziły także procedurę SME (Małe i Średnie Przedsiębiorstwo), która umożliwia zwolnienie z VAT dla małych przedsiębiorstw w krajach UE. Przedsiębiorcy muszą złożyć uprzednie powiadomienie do odpowiednich urzędów skarbowych, aby móc skorzystać z tych udogodnień oraz są zobowiązani do składania kwartalnych raportów o wysokości obrotów.
Najczęstsze pytania o białą listę VAT
Przedsiębiorcy często mają wiele pytania dotyczących białej listy VAT, zwłaszcza w kontekście rejestracji kont bankowych. Warto pamiętać, że od 2025 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do dokonywania płatności na rachunki znajdujące się na białej liście, jeśli wartość transakcji wynosi co najmniej 15.000,00 zł brutto. Niezastosowanie się do tych przepisy może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak solidarna odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe.
Inne często pojawiające się obawy dotyczą aktualizacji danych kontrahentów. Często przedsiębiorcy zastanawiają się, w jaki sposób mogą wprowadzać zmiany lub sprawdzać status VAT swoich partnerów handlowych. Rekomenduje się dokonywanie weryfikacji rachunków bankowych przed realizacją płatności, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych z niezgodnością danych w rejestrze VAT.
W przypadku przelewów na niewłaściwe konto, przedsiębiorcy mają tylko 7 dni na zgłoszenie tego faktu do urzędu skarbowego, inaczej mogą utracić prawo do zaliczenia wydatków jako kosztów podatkowych. Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorcy regularnie aktualizowali swoje dane oraz monitorowali status kontrahentów na białej liście VAT.
